You are here: AU PhD  Graduate Schools Aarhus BSS Programmes Psychology and Behavioural Sciences Note about PhD studies (in Danish)

Note about PhD studies (in Danish)

Notat om ph.d.-studiet ved Psykologisk Institut – Primært for vejledere og bedømmere

 

En række regler og retningslinjer for ph.d.-området ved hovedområdets forskerskole, herunder Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen ved Aarhus Grauduate School of Business and Social Sciences (”Retningslinjer”; ændret juni 2011), er tilgængelige fra hjemmesiden: phd.au.dk/graduate-schools/businessandsocialsciences. Den følgende vejledning opsummerer centrale punkter fra regelsættet sammen med nogle supplerende oplysninger og retningslinjer, som er særligt relevante for vejledere og bedømmere ved Psykologisk Institut (PI).

 

Vejledning

Alle studerende skal have én hoved- og (mindst) én medvejleder, som skal være udpegede inden indskrivningen. Hovedvejlederen skal være ansat ved PI og være lektor eller professor samt have deltaget i hovedområdets pædagogiske vejlederkursus eller tilsvarende. Medvejledere kan være ansat ved PI eller ved andre institutioner og skal mindst have adjunktkvalifikationer.

Ifølge undervisningsnormeringen ved PI godskrives hovedvejleder med 15 timer og medvejleder med 5 timer pr. semester. Reelt vil vejledere dog ofte bruge mere tid på de studerende, særligt naturligvis i de tilfælde hvor der er tale om reelt forskningssamarbejde og fælles forfatterskab til videnskabelige artikler. Medforfatterskab kræver her som ellers et substantielt bidrag til publikationen; det er ikke en naturlig følge af vejlederforholdet.

Ifølge Retningslinjerne skal den studerendes ph.d.-plan indeholde en beskrivelse af de gensidige krav og forventninger til vejledningsforløbet, herunder form og hyppighed af vejledning, og hovedvejlederen og den ph.d.-studerende bekræfter i halvårsevalueringerne, at vejledningsforløbet har været tilfredsstillende.

Selvom de studerende i de fleste tilfælde er tilfredse med deres vejledere, efterlyser en del dog mere fokus på ph.d.-processen i vejledningen, og enkelte klager over vejlederens tilgængelighed. Det er en god ide at have faste kontaktmøder, også selv om der ikke foreligger særlige vejledningsopgaver. Nogle få klager også over pres fra vejledere til at påtage sig undervisningsopgaver ud over det regelfastsatte omfang. Et sådant pres er naturligvis helt uacceptabelt.

Ifølge Bekendtgørelsen skal Universitetet tilbyde den ph.d.-studerende vejledning i undervisning. Hvis undervisningsopgaver indbefatter eksamen, må vejledningen også omfatte hjælp hertil. Eftersom hovedvejleder har ansvaret for den ph.d.-studerendes samlede uddannelse, er det i første omgang dennes pligt at sørge for, at der ydes passende vejledning. Ifølge Retningslinjerne bør vejlederne være særligt opmærksomme på den ph.d.-studerendes behov for råd, interesse og opmuntring med hensyn til undervisning. Den konkrete måde, vejledningen tilrettelægges, kan variere, men der bør etableres klare retningslinjer inden for de enkelte afdelinger. Ved eksamen på grundkurser kan der afholdes møde med den kursusansvarlige om eksamensspørgsmålenes indhold og mulige besvarelser. I tilfælde af tvivlspørgsmål i bedømmelsen må der være mulighed for at konsultere en fast lærer. Hvis der er flere ph.d.-studerende, som indgår som eksaminatorer, er det en god ide at etablere rettekollektiver, hvor enkelte opgaver udsættes for fællesbedømmelse.

 

Vurderinger under studiet

Ifølge Bekendtgørelsen skal universitetet regelmæssigt i løbet af ph.d.-uddannelsen vurdere, om den ph.d.-studerende følger ph.d.-planen, og sørge for, at den studerende i fornødent omfang justerer planen. Ved hovedområdets ph.d.-skole er der tale om halvårsevalueringer, og halvårsevalueringen i januar er suppleret med et såkaldt vejlederkollegium. Formålet med vejlederkollegiet er gennem en konstruktiv drøftelse af den enkelte ph.d.-studerendes studieforløb i en lidt bredere kontekst at øge kvaliteten af ph.d.-projekterne samt bidrage til, at de bliver færdige inden for den berammede tid. Vejlederkollegiet skal også fokusere på vejledningen i forløbet.

Ved PI er det besluttet at anvende to modeller for vejlederkollegiet, en mere omfattende model, der har karakter af minikonferencer afholdt i forskningsenhederne (model 1), og en simpel model, hvor der afholdes møde mellem hovedvejleder og nuværende eller tidligere medlemmer af programudvalget, som regel med deltagelse af den studerende (model 2). De mere specificerede regler udsendes sammen med indkaldelsen til vejlederkollegier.

Halvårsevalueringen foregår nu elektronisk via PhD Planner (PhD Planner login page). Både hovedvejleder og programformand godkender halvårsevalueringer og vejlederkollegier. Tilsvarende sker for den aktivitetsoversigt over kursusdeltagelse, konferencedeltagelse, udlandsophold og afholdt undervisning, der ved afslutningen af ph.d.-forløbet indleveres sammen med afhandlingen. Indlevering af afhandlingen skal varsles en måned i forvejen til hovedvejleder og institutsekretær.

 

Nedsættelse af bedømmelsesudvalg

Bedømmelseskomiteen består ifølge Bekendtgørelsen af tre medlemmer, hvor det er kutyme, at formanden kommer fra PI, medens de to andre skal være fra andre institutioner og mindst én fra udlandet, med mindre dette er uhensigtsmæssigt ud fra en faglig betragtning. Medlemmerne skal have lektor- eller professorkvalifikationer. Dekanen nedsætter udvalget efter indstilling fra programformanden på vegne af programudvalget.

Det er hovedvejlederens opgave at udarbejde forslag til bedømmelseskomitemedlemmer samt indhente tilsagn fra de pågældende om villighed til at påtage sig opgaven (eksempel på henvendelsesmail ses i Appendiks 1). Forslaget sendes til programformanden/institutsekretæren ved PI, og det skal foreligge inden indleveringen.

 

Krav til afhandlingen

En ph.d.-afhandling skal ifølge Ph.d.-bekendtgørelsens § 11 dokumentere evne til at anvende fagets videnskabelige metoder og til at yde en forskningsindsat svarende til de internationale standarder for ph.d.-grader inden for fagområdet.

I henhold til Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen kan afhandlingen enten bestå af en monografi eller en artikelsamling med tilhørende sammenfatning, der forklarer artiklernes sammenhæng og bidrag til det samlede ph.d.-projekt (et forslag til skabelon for sammenfatningen ses af Appendiks 2). I begge tilfælde skal der være tale om bidrag til forskningen, der er offentliggjorte, eller vil kunne offentliggøres på anerkendte faglige publikationskanaler (jf. Vejledning for bedømmelsesudvalg for ph.d.-afhandlinger, BSS, april 2014).

I langt de fleste tilfælde består ph.d.-afhandlinger ved PI i en artikelsamling. Artiklerne vil normalt enten være offentliggjorte, submittede (med angivelse af tidsskrift) eller foreligge i en form svarende til en submitted artikel. 

I henhold til Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen vil monografien typisk være fra 150-300 sider, mens samlingen af artikler typisk vil bestå af 3-6 artikler. Det må understreges, at tre artikler (svarende til skandinavisk standard) er fuldt tilstrækkeligt, og at det er bedre at indlevere tre velgennemarbejdede artikler af solid videnskabelig kvalitet end flere af lavere kvalitet. Ved artikler med fælles forfatterskab skal der afleveres forfattererklæring, som specificerer kandidatens bidrag (et forslag til skabelon for en sådan erklæring ses i Appendiks 3). Der bør kun indleveres artikler, hvor kandidaten har ydet et væsentligt bidrag; i de fleste tilfælde som førsteforfatter. Mindstekravet er førsteforfatterskab til to artikler. 

Med mindre særlig tilladelse foreligger, skal afhandlingen være affattet på engelsk eller dansk. Næsten alle afhandlinger ved PI er affattet på engelsk.

 

Opgaver for bedømmelseskomiteens formand

Det er bedømmelseskomiteens formands opgave at lede bedømmelsesarbejdet og tilstræbe, at bedømmelsesfristerne overholdes og ellers anmode om forlængelse (via institutsekretæren). Det er normalt at fordele arbejdet mellem bedømmelseskomiteens medlemmer, således at de tildeles primært ansvar for bedømmelsen af dele af afhandlingen, selv om naturligvis alle er ansvarlige for bedømmelse af hele afhandlingen. Det er almindeligt ved PI, at primærbedømmelsesopgaverne fordeles omtrent ligeligt mellem medlemmerne. I tilfælde, hvor den udpegede formand ikke har særligt sagkundskab inden for afhandlingens tema, kan den væsentlige del af bedømmelsesarbejdet overlades til de udefrakommende bedømmere.

Det er formandens opgave at sammenskrive de forskellige bidrag til udkast til bedømmelse, således at den fremtræder som en sammenhængende og samlet bedømmelse fra hele udvalget.

Det er også formandens pligt at sørge for, at hovedvejlederen, som er tilforordnet udvalget uden stemmeret, inddrages i bedømmelsesarbejdet, hvilket bl.a. indebærer indsigt i udvalgets medlemmers synspunkter, og at vedkommende i god tid inden fristen for bedømmelsens afgivelse bliver præsenteret for udkast til bedømmelse.  Disse forhold er naturligvis særligt vigtige i tilfælde af divergerende opfattelser i udvalget, eller at afhandlingen risikerer at blive forkastet eller krævet omarbejdet.  Den endelige bedømmelse af afhandlingen skal forelægges hovedvejleder, inden fremsendelse til programformanden.

Erfaringen viser, at det er vigtigt meget tidligt i forløbet at fastlægge en eventuel dato for forsvaret, under forudsætning af, at afhandlingen bedømmes egnet til forsvar.  Bedømmelseskomitemedlemmer og, hovedvejleder skal kunne være til stede. Formanden informerer så hurtigt som muligt den ph.d.-studerende om den provisoriske dato. Ved erhvervs-ph.d., eller i andre tilfælde hvor medvejleder har spillet en fremtrædende rolle i vejledningen, er det også formandens opgave at orientere medvejlederen om dato for forsvaret.

Formanden er også behjælpelig over for komiteens medlemmer i spørgsmål om rejse, fremmøde og procedure ved forsvaret (se senere). Anette Christensen er ansvarlig for rejse- og hotelbestillinger, så her kan der viderehenvises til hende.

 

Bedømmelsen af afhandlingen

Senest to måneder efter indleveringen af afhandlingen skal bedømmelseskomiteen fremkomme med en begrundet skriftlig indstilling, om afhandlingen er egnet til forsvar. Indstillingen stiles til dekanen og fremsendes via programformanden/institutsekretæren (eksempel på format af indstillingsbrev ses i Appendiks 4). Komiteen kan evt. indstille, at afhandlingen ikke er egnet til forsvar i den indleverede form, men efter visse forbedringer foretaget inden for en fastsat frist, som skal være mindst tre måneder (jf. Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen). Der foreligger også den mulighed, at afhandlingen kan accepteres i den indleverede form, men at der anbefales visse forbedringer inden forsvaret. En frist for ændringerne, der foreslås, men ikke kræves, fastsættes af ph.d.-skolelederen (denne mulighed anvendes yderst sjældent ved PI).

Indstillingen skal ledsages af en bedømmelse, der begrunder indstillingen. Bedømmelsen skal naturligvis være saglig og objektiv. Kritikpunkter skal være konkrete, præcise og veldokumenterede. I den samlede bedømmelse skal der tages hensyn til, at der er tale om en forskeruddannelse, således at dokumenteret evne til at anvende fagets videnskabelige metoder og til at yde en forskningsindsats på internationalt niveau tæller mere end undersøgelsens særlige resultater.

Hvis indstillingen er ”egnet”, skal den også indeholde forslag til dato samt tema for ph.d.-forelæsningen, som indleder forsvarshandlingen. Normalt angives titlen på afhandlingen som forelæsningstema, men i særlige tilfælde kan emnet afvige fra titlen; fx hvis vigtige områder af afhandlingstemaet er mangelfuldt behandlet, uden at manglerne har afgørende betydning for den samlede bedømmelse. I så fald kan kandidaten få mulighed for at give de savnede supplerende informationer i forelæsningen.

Bedømmelsen kan ved artikelsamlinger bygges op med en indledende omtale af projektets emne og afhandlingens indhold, underafsnit for sammenfatningen og for de særskilte artikler, samt en afsluttende konklusion. Ifølge Vejledning for Bedømmelsesudvalg ved forskerskolen bør bedømmelser ikke overstige 12 normalsider men være væsentligt kortere.

Ved krav om forbedringer bør det relativt præcist angives, hvilke ændringer der er nødvendige, for at afhandlingen vil kunne accepteres.

 

Forsvaret

Forsvaret skal ifølge retningslinjerne afholdes tidligst 14 dage efter indstilling og bedømmelse af afhandlingen, og senest 3 måneder efter indlevering af afhandlingen, selvom denne sidste frist i praksis ofte er vanskelig at overholde.

Forsvaret ledes af programformanden eller en repræsentant for denne. Det er berammet til at vare ca. 2 timer og 10 minutter. Efter velkomst fra programformanden eller dennes stedfortræder indledes forsvaret med kandidatens forelæsning, som kan vare op til 45 minutter. Derefter er der en kort pause på 10 minutter. Så orienterer formanden for bedømmelseskomiteen om den overordnede vurdering af afhandlingen (ca. 5 min.). Derefter får de udefrakommende bedømmere mulighed for at kommentere afhandlingen og stille spørgsmål til kandidaten, hvor de hver har ca. 25 minutter til rådighed (rækkefølgen er forhåndsaftalt og meddelt institutsekretæren, men der er ikke tale om en rangordning af opponenterne). Til sidst får formanden for bedømmelseskomiteen lejlighed til nogle få detailkommentarer og spørgsmål (ca. 10 min.). Bedømmelseskomiteen kan dog beslutte, at formanden afstår fra disse sidste kommentarer og spørgsmål og dermed overlade yderligere tid til de udefrakommende bedømmere. Efter forsvaret forlader bedømmelseskomiteen lokalet for at votere, om forsvaret og afhandlingen berettiger til tildeling af ph.d.-graden.

Kommentarer og spørgsmål til kandidaten under forsvaret bør tilstræbe en frugtbar dialog og diskussion og ikke kun være en eksamination af kandidaten i detaljer fra afhandlingen. Formålet med forsvaret er også at stimulere en berigende diskussion af afhandlingens problemområde, herunder metodiske udfordringer og perspektiver. Det er kutyme, at kritiske temaer, som bringes op under forsvaret, knytter sig til kritikpunkter i bedømmelsen, således at kandidaten ikke overraskes af helt nye kritiske spørgsmål.

For at undgå overlapninger, bør kommentarer og spørgsmål aftales indbyrdes mellem komiteens medlemmer.

 

Forsvarets praktiske rammer

De praktiske rammer om forsvaret er overordnet set programformandens ansvar, men opgaverne er uddelegerede.

Institutsekretæren sørger for reservation af lokale til forsvaret, bestilling af teknisk assistance (en teknikansvarlig skal være til stede, indtil det er sikret, at apparaturet fungerer) samt udfærdigelse af godkendelsesblanket til underskrift af bedømmerne efter forsvaret. Dertil kommer bl.a. kommunikation mhp. annoncering ud af huset, email-orientering af VIP- og ph.d. gruppen, samt trykning af 40 eksemplarer af afhandlingen forud for forsvaret.

Almindeligvis vil der blive afholdt frokost forud for forsvaret for bedømmelseskomiteen, hovedvejleder og programformand (eller dennes stedfortræder), og bestilling af frokost og lokalereservation sorterer også under institutsekretæren. Via formanden for bedømmelseskomiteen inviteres bedømmerne, og det er også dennes ansvar at anvise dem vej til lokalet. Formanden bør også arrangere middag for komiteen aftenen før, hvis medlemmernes ankomst muliggør dette.

Det er kutyme, at den ph.d.-studerende selv afholder reception efter forsvaret, men institutsekretæren sørger for reservation af lokale.

Det bør så vidt muligt tilstræbes, at hele bedømmelseskomiteen er til stede under forsvaret, hvilket også indtil nu har kunnet lade sig gøre i næsten alle tilfælde.

Hvis det bliver nødvendigt at afholde forsvar via videokonference eller Skype, skal det sikres, at der vil være en overordnet IT-ansvarlig til stede under hele forsvaret. Hvis der i øvrigt skulle opstå force majeure problemer, er det vigtigt at være opmærksom på, at forsvaret legitimt kan gennemføres, hvis et fraværende komitemedlem godkender en lydoptagelse af forsvarshandlingen.

 

Comments on content: 
Revised 04.04.2016